تجزیه تحلیل و طراحی سیستم ها و روش ها

برای استقرار سیستم های نوین مدیریتی در کسب و کارتان کلیک نمایید

فصل اول : سیستم و نگرش سیستمی- سیستم چیست؟ 

سیستم مجموعه‌ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت می‌کند.سیستم‌ها بی‌شمار هستند. برخی از نمونه‌های سیتم عبارت است از:

ملکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی؛ منظومه‌های کیهانی؛ نظامهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی؛ سیستم اطلاعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی، آموزشی، تامین اجتماعی، خدمات درمانی، ارتباط جمعی، حسابداری، بایگانی، نظام حقوق و دستمزد، باز نشستگی، ارزشیابی کارکنان و کنترل؛ خطی که با آن می‌نویسیم زبانی که با آن تکلم می کنیم و.......در این مقاله، مفاهیم نظام و سیستم، مترادف گرفته شده اند.

درونداد

درونداد‌ها یا داده‌ها عبارت‌اند از:کلیه آنچه که به‌نحوی وارد سیستم می‌شود و تحرک و فعایت سیستم را سبب میگردد.

فرایند تبدیل (میانداد)

دروندادی که به سیستم وارد می‌شود، طبق برنامه  سیستم، در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرد.

مثال: در نظام دانشگاهی، دانشجو که یکی از داده‌های سیستم است، در فرآیند تبدیل قرار می‌گیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه‌ها و مطالب علمی آشنا می‌شود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید.

برونداد:

داده‌هایی که در فرآیند تیدیل قرار می گیرند، طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است، به صورت کالا یا خدمت، از سیستم به محیط صادر می شوند. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق و پژوهش، برخی از ستاده‌های نظام دانشگاهی هستند.

بازخور(باز داد)

بازخور فرآیندی دورانی هستند که در آن، قسمتی از ستاده، به عنوان اطلاعات به درونداد پس خورانده می‌شوند و به این ترتیب سیستم را «خود کنترل» می‌سازد.

برای مثال، چنانچه به علت عدم تطا‌بق آموزشهای دانشگاهی با نیاز‌های واقعی بازار کار، دانشجوی فارغ التحصیل نتواند جذب بازار کار شود، ایجاد اصلاحاتی در نظام آموزشی دانشگاه ضرورت دارد.

سیستم‌های اصلی و فرعی

سیستم ها به دو دسته اصلی و فرعی تقسیم شده‌اند: سیستم فرعی جزعی است که برخود نظارت دارد و وظیفه خاصی را انجام می‌دهد و برای رسیدن به هدف معینی می‌کوشد؛ این سیستم فرعی که نقش ویژه ای ایفا می‌کند، خود یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که میتوان آن را «سیستم اصلی»نام نهاد.

تقسیم سیستم ها به باز و بسته، یکی دیگر از طبقه بندیهای سیستم‌ها است. سیستم بسته، سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمی‌کند یعنی داده های آن به صورت پایان نا پذیر در حال چرخش است مثل سیستم گردش آب؛ بر خلاف آن سیستم باز، سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است یعنی چیزی را می گیرد در فر آیند تغییر و تبدیل قرار می دهد و بعد به محیط باز می گرداند. سیستم‌های بسته در برخورد با محیط، سازمان خود را از دست می‌هد یا جهت فعالیتش تغییر می‌کند.

در هر سیستم، عواملی وجود دارند که در خلاف جهت نظم سیستم عمل می‌کنند و مختل کننده‌ی انتظام سیستم هستند. این عوامل را «آنتروپی» می‌خوانند.آنتروپی به دو نوع تقسیم می‌شود: آنتروپی مثبت که عملگردش در خلاف جهت اصلاح انحرافات و به منظور بقای سیستم در محیط عمل می‌کند.

خواص سیستم باز

1-    کلیت و جامعیت وجودی

سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می‌سازد که در اجزای تشکیل دهندﮤ آن، به تنهایی وجود ندارد، این کلیت نیز نتیجه گرد آمدن اجزاء مجرد نیست، بلکه ارتباط اجزاء با یکدیگر و نحوه ترکیب نظم و سازمان یافتن آنهاست که کلیت سیستم را به وجود می‌آورد.

2-سلسله مراتب

مراتب وجود یک زنجیره مرتبه ای است که هر یک از مرتبه‌ها، ساخت و خواصی علاوه بر ویژگی های مرتبه پیشین دارد.

3-همبستگی اجزاء

منظور از همبستگی این است که هر جزء در سیستم، به نحوی با سایر اجزاء مرتبط است و به علت وجود این همبستگی، چنانچه در جزیی خللی وارد شود،سایر اجزاء نیز از آن خلل، متاثرمی گردند.

4-تناسب اجزاء

بین اجزای هر سیستم، تناسب، سنخیت واکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بین اجزاء سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می‌شود.

5-گردش دایره وار

فرآیند درونداد، تبدیل و برونداد، جریانی مستمر و مداوم است.

6-خاصیت تولید مثل

از دیگر ویژگی‌های سیستم های باز، میل به جاودانگی است. سیستم‌ها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می‌دهند.

7-همپایی

سیستم می‌تواند از راه‌ها و مسیر‌های متفاوتی به هدف واحدی برسد. به عبارت دیگر، حالت پایانی واحدی ممکن است از شرایط اولیه متفاوت و با راههای متفاوتی حاصل شود.

8-گرایش به فنا

درون سیستم‌ها عواملی به وجود می‌آیند که سیستم را از جهت اصلی آن منحرف می‌سازند و تمایل در جهت عدم تعادل دارند.

9-گرایش به تکامل

منظور از تکامل، عبارت از پیچیدگی ساخت وتنوع خواص است. چنانچه ساختار سیستم، پیچیده‌تر شود و در اثر آن پیچیدگی، عملکرد‌های متنوعتری از سیستم به ظهور رسد و خواص بیشتری ارائه شود، سیستم متکامل تر شده است.

10-گرایش به تکامل یا خود نکهداری پویا

از دیگر ویژگی‌های سیستمهای باز، خصوصیت تعادل گرایی یا خود نگهداری پویا و حالت پا بر جایی است.

منظور از این حالت که به «هوموستاسیس» معروف است، تلاش سیستم در حفظ متغییر‌های ضروری خود، در محدوده‌ای معین به منظور ادامه حیات سیستم می‌باشد.

فصل دوم : تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل کننده سیستم کیست؟

تعریف تجزیه تحلیل سیستم

تجزیه تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛ به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح واجرای یک سیستم مناسب تر است.

تجزیه و تحلیل به ما کمک می‌کند تا موقعیت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را  مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم.

در یک سازمان، سیستم را مجموعه‌ای از روش‌ها نیز تعریف کرده اند، روشهائی که به یکدیگر وابسته‌ هستند و با اجرای آنها، قسمتی از هدف سازمانی محقق می‌شود روشها نیز به نوبه خود مجموعه‌ای از شیوه‌های مختلف انجام کار هستند که با استفاده از آنها می‌توان به تامین هدف نهائی سازمان کمک کرد.

روش عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام می‌شود.

شیوه عبارت است ازتشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار؛ مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان وبا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق کارکنان.

ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده‌اند، وظیفه ایجاد تغییر است. مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می‌کنند، همگام با آخرین تغییرات وتحولاتی که در جهان رخ می‌دهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند و از جدید‌ترین روش‌ها و شیوه های انجام کار، در اداره امور سازمان خود بهره گیرند.

مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روش‌های نو، به موفقیت سازمان مطبوعشان کمک می‌کند. آنها باید از همکاران خود بخواهند که در جریان تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات، مطرح سازند. هرجا که افراد، در فرآیند تصمیم گیری سهیم باشند، همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می‌دهند هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامد‌های آنها بیش‌تر باشد، مشارکتشان فزونتر، و مقاومتشان در برابر تغییر، کمتر خواهد بود.

سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغییر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد، نشان دهد.

با کمک تجزیه تحلیل سیستمها و روش‌ها و شیوه‌های انجام کار، می‌توان اولا: بررسی دوباره‌ای از هدف‌های سازمانی به عمل آورد؛ ثانیا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد؛ ثالثا: به کمبودها، نقایص و مشکلات پی‌برد؛ رابعا: با استفاده از روشهای علمی، راهها و شیوه‌های بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد.

چنانچه متخصصین، از خارج سازمان برای تجزیه تحلیل سیستمها و روشهای سازمانی دعوت شوند به علت این که با مشکلات سازمانی خو نگرفته‌اند، بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبود‌ها را تشخیص دهند. به علاوه، این افراد با تجربه و مهارتی که در کار خود احراز کرده‌اند، با دید علمی‌تری نسبت به بررسی سیستمهای سازمانی اقدام خواهند کرد. از طرف دیگر، عده‌ای از صاحب‌نظران معتقدند که تجزیه تحلیل امری دائمی و مستمر است و بهتر خواهد بود که واحدی در سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه مهم را به طور مداوم بر عهده گیرد. به علاوه، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد.

وظایف واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها

چنانچه واحد تجزیه تحلیل سیستم‌ها در داخل سازمان به وجود آید،به عنوان واحد ستادی عمل می‌کند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد می‌رساند.

ذیلا به اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روشها اشاره می‌شود:

1-    بررسی و تجزیه وتحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان.

2-    استقرار مناسب ترین سیستم‌ها، روش ها و شیوه‌های انجام کار درسازمان.

3-    تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول .

4-    کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات وپیشرفت‌ها ازطریق تجزیه وتحلیل مداوم ومستمر سیستم‌ها و روش‌ها .

5-    تدوین دستور العمل‌های کتبی و مدون به توصیه مقامات مسئول سازمان.

6-    بررسی وتجزیه وتحلیل نحوه تقسیم کار، به منظور تقسیم منطقی و صحیح کار بین کارکنان.

7-    بررسی وتجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار .

8-    بررسی و تجزیه و تحلیل نحوه تخصیص جا و مکان ، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تحصیلات فیزیکی کار .

9-    اندازه گیری کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع.

10-بررسی و کنترل فرم های موردنیاز سازمان .

11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد .

12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستم های جدید « از قبیل سیستم های مکانیزه و کامپیوتری».

13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری بین کارکنان سازمان.

14-    تلاش در جهت افزایش سطح اثر بخشی و ثمر بخشی در کل سازمان.

فواید تجزیه و تحلیل سیستم‌ها

1-    جهت بررسی مسائل مشکلات سازمانی.

2-    با تجزیه و تحلیل سیستم‌ها است که می‌توان کار را ساده کرد و به افزایش بهره‌وری سازمانی یاری رساند.

3-    اقدامی در جهت مدد رسانی به مدیران و مقامات مسئول در امر سیاست گذاری و تصمیم‌گیری دانست.

4-    می‌توان ساختار سازمانی را مناسبتر و روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه‌های عملیاتی پر ثمر‌تر به وجود آورد.

5-    می‌توان از نیرو وتلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد.

6-    از میزان خطاها وشتباهات کاسته می‌شود.

7-    روشهای به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است.

تحلیل کننده سیستم کیست؟

تحلیل کننده یا آنالیست، فردی است علاقه‌مند به کار تجزیه تحلیل سیستمها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و تجارب عملیش، صلاحیت لازم جهت انجام دادن بررسی‌های جامع و همه جانبه در امر تجزیه وتحلیل را واجد است.

برخی از ویژگی ‌های آنالیست از این قرار است:

1-    آنالیست باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد.

2-    آنالیست باید دارای ذهنی پرسشگر باشد.

3-    آنالیست موظف است اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد.

4-    آنالیست باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاری‌های رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد.

5-    آنالیست بایستی با بررسی کامل و برخورد سیستمی، علت‌ها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل، اقدام کند و راه حلهای منطقی و عقلایی،جهت برطرف کردن علل واقعی ارائه دهد.

6-    آنالیست باید واقعیت را همان گونه که هست ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند.

7-    آنالیست باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.

8-    آنالیست باید صبور باشد.

فصل سوم : آشنایی با مراحل تجزیه تحلیل سیستم

مراحل تجزیه تحلیل سیستم‌ها

1-    توضیح و توجیه مشکل؛

2-    ایجاد فرضیه هایی درباره مشکل وعلل ایجاد آن:آنالیست درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده‌اند، فرضیه‌هایی به وجود می آورد.

3-    انتخاب فرضیه اهم؛

4-    جمع آور اطلاعات درباره فرضیه اهم؛(از قبیل استفاده از کتابخانه، اسناد و مدارک و بایگانی‌ها، مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی، مشاهده، تهیه پرسشنامه و انجام مصاحبه)

5-    طبقه بندی اطلاعات مکتسبه؛(شیوه طبقه‌بندی نیز به موضوع و نوع اطلاعات بدست آمده، بستگی دارد.)

6-    تجزیه تحلیل اطلاعات:سوالاتی درباره چیستی، چرائی، کیستی، چگونگی و شرایط زمانی و مکانی موضوع مطرح می‌شود.

7-    اخذ نتیجه و ارئه راه حل: پیشنهاداتی معقول و منطقی جهت رفع مشکل ارائه می‌دهد.

8-    تهیه و تنظیم گزارش: آنچه که تا این مرحله انجام شده است، بایستی در گزارشی تنظیم و تدوین شود و در دسترس مقامات مسئول قرار گیرد.

9-    اجرا؛

10- آزمایش طرح جدید؛

11- استقرار طرح جدید؛

12- ارزیابی عملکرد: آنالیست موظف است بررسی دوباره‌ای از آن به عمل بیاورد و عملکرد آن را ارزیابی کند.

فصل چهارم : اصول و مفاهیم سازمانی

سازمان عبارت است از: سیستمی متشکل از اجزاء به هم پیوسته و مبتنی برنظم و انظباط که در جهت رسیدن به هدفهای خاصی فعالیت می‌کند و سازماندهی عبارت است از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدفهای سازمان می‌باشد.

ساختار کلی سازمان

یکی از صاحب نظران رشته مدیریت به نام هنری مینز‌برگ معتقد است که هر سازمان دارای پنج سطح یا بخش اساسی است که عبارت‌اند از:

1)    بخش مدیریت عالی که مسئولیت نهایی ادارﺓ امور سازمان را بر عهده دارد؛

2)    بخش مدیریت میانی که بر کار واحدها نظارت می‌کند و فعالیت‌های آنان را هماهنگ می‌سازد؛

3)    بخش عملیاتی که مسئولیت تولید کالا‌ها و خدمات را بر عهده دارد؛

4)    بخش فنی که از متخصصان و صاحب‌نظران فنی و تکنیکی تشکیل می‌شود و در موارد لزوم نظرات تخصصی و فنی ارائه می‌دهد؛

5)    ستاد پشتیبانی که در خارج از جریان اصلی تولیدی سازمان قرار دارد و نقش کمک و یاری دهنده را برای سایر واحد ها ایفا می کند.

به نظر مینز‌برگ، در سازمان‌های مختلف، با توجه به مقتضای موقعیت، ممکن است یکی از بحث‌های فوق، بخش کلیدی سازمان باشد و نقش قالب و مسلط را ایفا کند وساختار سازمان را تحت تاثیر خود قرار دهد. بدیهی است که ساختار سازمانی نیز متاثر از نقش و اهمیتی خواهد بود که هر یک از بخش‌ها دارا هستند.

بخش‌های اصلی سازمان

مبانی سازماندهی

برای سازماندهی و تقسیم کار، مبانی متنوعی وجود دارد که در اینجا به اختصار به برخی از آنها اشاره می‌شود:

1-    سازمان بر مبنای تعداد: تقسیم بندی افراد به طور اتفاقی و به دسته‌های مساوی و مامور کردن هر دسته برای انجام دادن یک قسمت از وضایف سازمانی این گونه سازماندهی برای طبقه بندی نیروی انسانی مشابه که افراد آن دارای ویژگی های تقریبا یکسانی هستند مفید است. مثل: تقسیم وظایف در ارتش‌های قرون وسطی.

2-    سازمان بر مبنای وظیفه: هدف اصلی سازمان به فعالیت‌های اصلی، فعالیت‌های اصلی به فعالیت‌های فرعی، فعالیت‌های فرعی به وظایف اصلی و وظایف اصلی به وظایف فرعی منقسم می‌شود و اجرای هر دسته از وظایف مشابه و مرتبط، به یک واحد محول می‌شود. و نقش هر یک از کارکنان در انجام بخشی از وظایف واحد، تعیین میگردد؛ مثل ایجاد وزارت آموزش و پرورش به منظور اعتلای سطح آموزش در کشور.

3-    سازمان بر مبنای نوع عملیات (تخصص):در این روش تقسیم کاربر مبنای نوع فعالیت، تخصص و آگاهیهای یکسان است یعنی حرفه و تخصص افرادی که کار را انجام می‌دهند، ملاک تقسیم بندی واحد های سازمانی خواهند بود، مثل سازمان پزشکی یا ستاد خدمات کامپیوتری.

4-    سازمان بر مبنای مشتری (ارباب رجوع): در این روش به دریافت کنندگان خدمات سازمان توجه می شود و سازماندهی بر مبنای گروه‌های مختلف مشتریان و ارباب رجوع صورت می‌پذیرد.

5-    سازمان بر مبنای قلمرو عملیاتی (محل جغرافیایی):در این نوع سازماندهی بر مبنای محل و مکان عملیات، ملاک قرار می‌گیرد؛ تحت نظارت یک واحد متشکل؛ مانند تشکیل واحدهای سرویس دهی برای نواحی مختلف شهری درسازمان شهرداری.

6-    سازمان بر مبنای محصول (نوع تولید): در این روش مبنای گروه‌بندی وظایف و تقسیم کارها، نوع کالا یا محصولی است که قرار است تولید شود مثل اختصاص واحد های سازمانی یک کارخانه به تولید کالا‌های مختلف، از قبیل: کولر، یخچال و آبگرمکن.

7-    سازمان بر مبنای پرو‍ژه: این نوع سازماندهی در سازمان‌هایی قابل اجراست که این امکان وجود داشته باشد که هدف‌ها و ماموریت‌های آنان در قالب پروژه‌ها و برنامه‌های تقریبا مستقلی قابل اجرا باشدمی‌توان به تعداد برنامه‌های موجود در سازمان، واحد های مستقلی را به وجود آورد.

8-    سازمان ماتریسی: تلفیقی از سازمان بر مبنای وظیفه و بر مبنای پرو‍‍‍‍‍ژه است. به این ترتیب که جریان اختیار در واحد‌های تخصصی به صورت عمودی و در واحد ‌های اجرایی ، به صورت افقی است و از تلاقی این دو محور، یک ماتریس بوجود می‌آید.

9-    سازمان با گروه‌های متداخل یا سازمان حلقوی: این ساخت در قالب گروههایی که به وسیله اعضای مشترک، با هم در ارتباط می‌با‌شند، شکل می‌گیرد. یک فرد در گروهی به عنوان مدیر، در گروه دیگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور می تواند انجام وظیفه کند. در این ساختار روابط گروهی مورد تاکید قرار می گیرد.

10-سازمان بر مبنای ساخت آزاد (ادهوکراسی): این نوع سازماندهی، ساختی موقت، فی البداهه و استعجالی دارد و برای رسیدن به هدف معینی، بدون طرح و نقشه قبلی بوجود می‌آید. این ساخت شباهت زیادی به سازمان ماتریسی دارد که از نیروهای اطلاعاتی و تخصصی، بنا به مقتضای موارد مطرح شده، مناسبترین استفاده‌های تخصصی و عملیاتی را به عمل می‌آورد؛

11-ساخت سازمانی مدولار(ماجولار): در این نوع سازماندهی، سازمان از واحد‌های مختلفی تشکیل می‌شود که هر واحد با ضوابط اجرایی مشخص و ماموریتی که خود، مینیاتوری از ماموریت کل سازمان است، به طور مستقل، غیر متمرکز و خود کفا به فعالیت ادامه می‌دهد.

12-ساخت‌های ترکیبی: در اغلب موارد، سازمان های موجود بر مبنای ترکیبی از دو یا چند نوع از انواع برشمرده، تشکیل یافته اند و هر چه وسعت سازمان بیشتر باشد، بر امکان تلفیق و ترکیب انواع روشها نیز افزوده می‌شود.

تنظیم نمودار سازمانی

آنالیست با توجه به موقعیت و شرایط حاکم بر سازمان و اولویتهای مدیریت، و با در نظر داشتن انواع مبانی سازماندهی و مزایا و معایب هر یک، طرح مناسبی را برای سازمان پیشنهاد می‌کند. برای تهیه طرح سازمانی می‌توان از روش‌های تحلیلی، تلفیقی و ترکیبی استفاده کرد.:

در روش تحلیلی، امر گروه‌بندی فعالیتها، وظایف، از بالا به پایین انجام می‌شود. به این معنی که هدف سازمان به هدف‌های فرعی، فعالیتها، وظایف و عملیات تقسیم می‌شود و اجرای مجموعه ای از وظایف و عملیات تحت عنوان یک شغل به شاغل واگذار میگردد.

در روش تلفیقی، کار گروه بندی عملیات و وظایف، از پایین به بالا انجام می‌شود. ابتدا مشاغل مختلفی که باید در سازمان انجام شوند، مشخص می‌گردند و آنگاه مشاغل مشابه و مرتبط در یک گروه قرار داده می‌شوند و به یک واحد سازمانی احاله می‌کردند و این کار ادامه می‌یابد تا سلسله مراتب سازمانی کامل شود.

در عمل بیشتر از روش ترکیبی که برآیندی است از روش‌های تحلیلی و تلفیقی، استفاده می‌شود و درعین حال که به محتوای مشاغل توجه می‌گردد، ارتباط لازم بین وظایف، فعالیتها و هدف‌ها نیز از نظر دور نمی‌ماند.

برای نشان دادن طرح تشکیلاتی سازمان از نمودار سازمانی استفاده می‌شود.

روش ترکیبی

در تنظیم نمودار سازمانی آنالیست باید به موارد زیر توجه داشته باشد:

1-    در مورد میزان تمرکز وعدم تمرکز امور در سازمان، محدودیت یا وسعت حیطه نظارت و مسطح بودن یا مرتفع بودن سلسله مراتب سازمانی، با مدیریت به تبادل نظر بپردازد و از اولویت‌های وی آگاه شود.

2-    نسبت به لزوم تناسب اختیارات و مسئولیت‌های محوله به هر واحد، حساس باشد و سطح سازمانی مناسبی را برای واحد‌ها پیشنهاد کند.

3-    در توضیع مناسب اختیارات بین واحدهای صف و ستاد به نحوی که آسان کننده کار یکدیگر باشند دقت کند.

4-    با توجه به ویژگیهای موقعیت، از جمله: هدف سازمان و ماهیت فعالیتهای آن، قلمرو کار سازمان، ویژگیهای دریافت کنندگان خدمات سازمان، نوع تکنولوژی مورد استفاده در سازمان ودرجه تنوع کالاها و خدمات تولیدی در آن، ترکیب مناسبی را جهت سازماندهی انتخاب و پیشنهاد می‌کند.

5-    در ارتباط هر یک از مشاغل و واحدها با هدف سازمان دقت کند و مطمئن شود که چنین ارتباطی موجود است.

6-    قلمرو هر یک از واحدها را بررسی کند، امکان ترکیب چند واحد را در یکدیگر و نیز حذف واحدهای زائد را از نظر دور ندارد.

7-    برای هر یک از واحدهای سازمانی، با در نظر گرفتن اهمیت نسبی آنها و تکرار ارتباطشان با سطوح عالی مدیریت، محل مناسبی را در سلسله مراتب، در نظر بگیرد.

فصل پنجم : فنون تجزیه و تحلیل سیستم‌ها

متداول‌ترین فنون وتکنیکهایی که آنالیست را درزمینه بهبود وضع فعلی و پیشنهاد وضع آتی یاری می‌دهند عبارت‌اند از:

1-    بررسی تقسیم کار

2-    بررسی جریان کار

3-    بررسی جا و مکان

4-    کنترل فرمها

5-    کنترل اسناد و سیستم‌های بایگانی

6-    اندازه‌گیری کار

7-    برنامه‌ریزی شبکه‌ای(پرت. سی‌پی‌ام. پی‌دی‌ام)

فصل ششم : بررسی جریان کار

نمودار جریان کار عبارت است: از تصویری از مراحل مختلفی که برای انجام یک کار، از ابتدا تا انتها، طی می‌شود.

با کمک نمودارهای جریان کار می‌توان علل بوجود آورنده مشکل را، روی صفحه کاغذ به آسانی جستجو کرد و یافت و با آزمایشهای مکرر و تغییر دادن تقدم و تاخر مراحل کار و نیز ایجاد سایر تغییرات لازم، مناسبترین شکل جریان کار را کشف کرد.

در نمودارهای جریان کار علائمی به شرح زیر به کار می‌رود:

1-    عمل یا اقدام

این علامت معرف انجام کار است. در واقع مرحله اصلی هر کار، عمل است. در صورتی می‌توان گفت عملی انجام شده است که چیزی به وجود آمده باشد یا تغییری حادث شده باشد یا جزئی بر یک چیز اضافه شده باشد. برای مثال، نوشتن یک نامه؛ تکمیل  یک فرم؛ تدریس یک مطلب.

2-    بازرسی و کنترل

این علامت برای نشان دادن بازرسی، کنترل، مقایسه و تطبیق آنچه که صورت گرفته است با معیارهای مورد نظر استفاده می‌شود. برای مثال، مقابله نامه‌ای که ماشین شده است، کنترل کیفیت کالائی که تولید شده است، و بررسی چکی که صادر شده است.

3-    تصمیم گیری

تصمیم گیری، اگرچه نوعی عمل است و می‌توان آن را با دایره بزرگ نمایش داد، ولی ممکن است برخی از آنالیست ها ترجیح دهند از علامت لوزی برای نمایاندن آن استفاده کنند. مثل تصمیم‌گیری در مورد افزایش تولید؛ اتخاذ تصمیم در مورد ارسال کالا برای مشتری؛ تصمیم گیری درباره عدم پرداخت چک .

4-    بایگانی، انبار و نگهداری

این علامت، نشان دهنده نگه داشتن کار به طور موقتی یا دائم است. برای مثال، ضبط نامه در پرونده؛ نگهداری کالا در انبار یا قفسه؛ حفظ سند در آرشیو.

5-    تاخیر یا انتظار غیر موجه

زمانی است که کار در انتظار می‌ماند تا مرحله بعدی آن صورت گیرد.

6-    حرکت یا ارسال(جا به جای)

برای نشان دادن حرکت یا نقل و انتقال می توان از علامت‌های پیکان(فلش) یا دایره کوچک استفاده کرد.

7-    هرگاه دو کار به طور همزمان انجام شوند، از علائم ترکیبی استفاده می‌شود. این علائم عبارت‌اند از:

الف- عمل و حرکت

این علامت معرف انجام عملی است در حین حرکت است؛  مثل رنگ آمیزی جسمی در حین جا‌‌‌‌‌‌به‌جایی.

ب-عمل و کنترل

این علامت معرف انجام بازرسی در حین عمل است؛ مثل وزن کردن شیشه های نوشابه، هنگام پر کردن آنها.

انواع نمودار جریان کار

نمودار جریان کار دو نوع است:

الف- نمودار عمودی یا یک ستونه

ب- نمودار افقی یا چند ستونه

مراحل بررسینمودار جریان کار

مرحله اول: تعیین کارمورد نظر

در آغاز کار، آنالیست بایستی :مراحل انجام کار را مورد بررسی قرار دهد، تعیین کند و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقا مشخص سازد.

مرحله دوم: تعیین مراحل کار

وقتی عنوان کار مشخص شد، بایستی از کلیه مراحل انجام کار لیستی تهیه شود.

مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود

با استفاده از اطلاعاتی که در مرحله دوم کسب شده است، نمودار جریان کار برای وضع موجود ترسیم می‌شود.

مرحله چهارم: تجزیه و تحلیل نمودار

وقتی نمودار جریان کار در وضع موجود آماده شد، آنالیست بایستی با دید انتقادی به آن بنگرد و سوالات شش گانه اساسی تجزیه تحلیل را درباره هر یک از مراحل مطرح کند و با یافتن پاسخ مناسب برای آنها به تغییر و اصلاح وضع موجود بپردازد. اولین سوال درباره چیستی هر مرحله است؛ دومین سوال، درباره چرایی است؛ سوال سوم، درباره کیستی است؛ سوال چهارم درباره، چگونگی انجام کار است و سوال پنجم درباره مکان انجام هر مرحله است.

مرحله پنجم- تنظیم نمودار پیشنهادی

در این مرحله آنالیست با توجه به اطلاعاتی که به دست آورده است، تغییرات و اصلاحاتی را که لازم می‌داند، در نمودار وضع موجود ایجاد می‌کند و نمودار وضع پیشنهادی را تنظیم می‌نماید.

فصل هفتم : بررسی و کنترل فرمها

بررسی و کنترل فرم

تعریف فرم

فرم یکی از ابزار‌های برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی است به صورت مکتوب تهیه و تنظیم می‌شود.

انواع فرم‌‌ها

الف- طبقه‌بندی برحسب قلمرو استفاده

1-    فرمهای داخلی که در بخش کوچکی از سازمان است مورد استفاده قرار می‌گیرند؛

2-    فرمهای استاندارد که درکلیه بخشهای سازمانی مورد استفاده‌اند؛

ب-طبقه‌بندی بر حسب کار و وظیفه فرم

1-فرمهای پرسنلی؛ مثل حکم استخدام

2-فرمهای مالی؛مثل دفتر روزنامه

3-فرمهای آموزشی؛ مثل کارنامه دانشجو

4-فرمهای تدارکاتی

5-فرمهای تعمیراتی و نگهداری وسایل ساختمان

مراحل بررسی و کنترل فرم

مرحله اول- بررسی فرمهای موجود

مرحله دوم- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود

مرحله سوم- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز

تعریف بررسی جا و مکان بررس جا و مکان عبارت است از: مطالعه چگونگی تخصیص مکان و فضای در دسترس به نیروی انسانی از یک طرف و وسایل و تجهیزات کاری از طرف دیگر.

ملاحظاتی که درباره بررسی جا و مکان سازمان بایستی رعایت شوند، عبارت اند از:

1-    در طرح ریزی جا و مکان بایستی مراقبت شود که هیچ بخشی ازمکان و فضای در دسترس ، هدر نرود و مناسب‌ترین استفاده از آن به عمل آید.

2-    واحدها و افرادی که وظایفشان از نظر ماهیت، با یکدیگر مرتبط و مشابه است و بنا به اقتضای شغل با یکدیگر درتماس مکرر ومداوم هستند، بایستی نزدیک هم قرار داده شوند.

3-    گردش کار تا جایی ممکن است، از یک محل شروع و به محل دیگر ختم شود.

4-    در تخصیص جا و مکان کار، برای هر یک از کارکنان بایستی تا حد امکان، ماهیت و مقتضای شغل، نوع وظایف و عملیات و نیز ویژگی‌های شخصیتی شاغل، در نظر گرفته شود.

5-    وسایل و تجهیزات کاری، بایستی در دسترس استفاده کنندگان آنها قرار بگیرد و انبار ابزار‌ها و وسایل در محلی باشد که هنگام تحویل و تحول مواد وقت کارکنان هدر نرود.

6-    محل استقرار واحدها و افرادی که بیشتر با ارباب‌رجوع سر و کار دارند، باید نزدیک در ورودی باشد تا مراحل مراجعه  آنها راحت باشد و ثانیا از مزاحمت برای سایر واحد‌ها کاسته شود.

7-    نحوه قرار گرفتن میز کار و وسایل باید به گونه‌ای باشد که تسهیل کننده سرپرستی و نظارت بر کارکنان باشد.

8-    واحد‌های پر سر و صدا بایستی دورتر از سایر واحدها قرار داده شوند.

9-    کلیه افرادی که از نظر رتبه و مقام در یک سطح قرار دارند و شغلشان نیز مشابه است، تا جایی که امکان دارد، از وسایل یکسان استفاده کنند.

10-برای استقرار وسایل سنگین و حجیم ،از قبیل صندوق‌های قرمز زمینالهای کامپیوتر،قفسه‌های بایگانی ماشین آلات و تجهیزات ثقیل، از نظر تحمل میزان فشاز ناشی از سنگینی و نیز سهولت استفاده ، باید بررسی‌های کافی به عمل آید.

11- واحد‌هایی که کارشان جنبه محرمانه دارد، بایستی دورتر از محل رفت و آمد مشتریان و ارباب رجوع قرار داده شوند.

مراحل بررسی جا و مکان انجام کار

مرحله اول: بررسی جا ومکان در وضع موجود

مرحله دوم: تجزیه و تحلیل طرح جا و مکان کار

مرحله سوم: تهیه طرح پیشنهادی جا و مکان کار

فصل هشتم : کارسنجی

تعریف کار‌سنجی:

کار سنجی یکی از تکنیک‌های مطالعه کار است که به منظور افزایش ثمر بخشی سازمان انجام می‌شود و عبارت است: از بکار‌گیری روشهائی برای تعیین زمان انجام کار معیین به وسیله یک فرد واجد شرایط در سطحی قابل قبول.

فوائد کار‌سنجی برخی از فواعد کار سنجی عبارتند از:

1-    کمک به برنامه ریزی نیروی انسانی برای سازمان

2-    ایجاد امکان کنترل و ارزیابی کار کارکنان

3-    کاهش هزینه تولید و قیمت تمام شده کالا

4-    ارائه سرویس بهتر به مشتریان و ارباب رجوع

5-    کمک به برآورد قیمت کالاها یا خدمات و برآورد بودجه

6-    بهبود روابط کار

7-    افزایش کارائی

8-    تسهیل زمان‌بندی عملیات و برنامه‌ریزی تولید

9-    ایجاد مبنایی برای پرداخت‌های تشویقی به کارکنان

10-تعیین زمان استاندارد برای انجام کارها

11-کمک به برنامه ریزی جهت وسایل و تجهیزات مورد نیاز

پیش نیازهای کارسنجی

1-    آنالیست بایستی قبل از انجام کارسنجی، به اصلاح و ساده سازی روش کار مبادرت ورزد.

2-    علاوه بر روش کار، وسایل و ابزار کار نیز بایستی مناسب و در سطح استاندارد باشند تا بتوان روش را به درستی به کار برد.

3-    در مورد روش ساده شده، بایستی آموزش کافی به کارکنان داده شود تا بتوانند روش اصلاح شده را به درستی به کار برد.

فن بررسی حرکات

فن بررسی حرکات، دقت کردن در کلیه حرکاتی است که برای انجام یک کار صورت می‌گیرد.

مقاصد اساسی بررسی حرکات را میتوان به صورت زیر مطرح کرد:

1-    حذف حرکات زائد

2-    تقلیل خستگی ناشی از حرکات اضافی

3-    بر طرف کردن نقایص و نارساییهای محیط فیزیکی کار (از قبیل نور ناکافی، رطوبت و حرارت نامناسب و غیره).

مراحل بررسی حرکات:

برای بررسی حرکات طی مراحل زیر ضروری است:

1-    انتخاب کار مورد نظر؛

2-    انتخاب فردی که در نظر است کارش مورد بررسی قرار گیرد؛

3-    بررسی حرکات فرد در حین انجام کار، به دفعات و ثبت آنها؛

4-    تعیین زمان حرکت هر یک از حرکات؛

5-    تجزیه و تحلیل حرکات انجام شده با طرح سوالاتی درباره چرایی، چگونگی و توالی حرکتها؛

6-    حذف، ترکیب و تغییر حرکات در صورت لزوم؛

7-    تعیین حرکات مورد نیاز.

برخی از روشهای کارسنجی عبارتند از:

1-    روش استفاده از سوابق گذشته

2-    روش گزارش گیری

3-    روش نمونه گیری

4-    روش زمان سنجی

5-    روش عناصر از پیش تعیین شده

روش زمان سنجی

روش زمان سنجی یکی از روشهای دقیق و علمی کار سنجی است. در این روش کار را به اجزایی تقسیم می‌کنند و زمان انجام هریک از اجزا را به طور دقیق و با کرونومتر(ساعت مدرج تا یک صدم دقیقه)اندازه می‌گیرند.

مراحل این روش عبارتند از:

1-    تعیین کار مورد نظر جهت اندازه‌گیری؛

2-    تقسیم کار به اجزاء؛

3-    ساده سازی و بهتر سازی روش انجام هر یک از اجزاء کار؛

4-    آموزش روش کار به افرادی که قرار است کارشان اندازه گیری شود؛

5-    جلب اعتماد و همکاری افراد برای کارسنجی؛

6-    اندازه گیری زمان انجام هر یک از اجزاء و ثبت آنها؛

7-    تعیین زمان نرمال کار (NT)

8-    محاسبه اضافات مجاز(A)

9-    تعدیل زمان به دست آمده و تعیین استاندرد نهایی انجام کار با استفاده از فرمول زیر:

ST.NT(1+A/100)

منبع: تجزیه تحلیل و طراحی سیستم ها و روش ها/رشته مدیریت دولتی/نوشته شمس السادات زاهدی/ تهران دانشگاه پیام نور 1381

برگرفته از : مدیریار