کاربرد فناوری اطلاعات در مدیریت کسب و کار

برای بهره مندی از مزایای دارا بودن سایت در کسب و کارتان کلیک نمایید

تکنولوژی اطلاعات یا IT جزء اصلی مدیریت کسب و کار دنیای امروز است، فارغ از اینکه چه نوع بنگاهی را مدیریت می کنید. وقتی از کامپیوتر برای هر گونه فعالیتی اعم از ذخیره سازی، انتقال، بازیابی یا ارسال اطلاعات استفاده می کنید، می توانید با کمک تکنولوژی اطلاعات و اپلیکیشن های کامپیوتری، کسب و کارتان را با دقت و کارایی بیشتری مدیریت کنید. در این مقاله به برخی اصول اولیه کاربردهای فناوری اطلاعات در کسب و کار می پردازیم. شاید شما هم اکنون از انها استفاده می کنید و شاید هم لازم باشد تا آن را پرینت کرده و به مدیرتان نشان دهید تا کمی بیشتر به این دنیا وارد شود.

ذخیره سازی

اطلاعات کسب و کار شما مانند موجودی، فروش، دریافتنی ها و پرداختنی ها می تواند در نرم افزارهای اکسل، Open Office یا برنامه های مشابه ذخیره شود. نرم افزارهای حسابداری، اطلاعات مربوط به لیست حقوق، سوابق مالیاتی و داده های خاص شرکت را ذخیره می کنند. به محض اینکه با یکی از این برنامه ها آشنا شوید، فراموش می کنید که قبلا چگونه بدون استفاده از این نرم افزارها کار می کردید. با استفاده از تکنولوژی اطلاعات برای اسکن کردن و ذخیره سازی فایل های قدیمی مربوط به اطلاعات پرسنل و مالیات ها، می توانید فضای فیزیکی شرکتتان را نیز توسعه دهید.

بازاریابی

امروزه اینترنت نقشی حیاتی در اداره کسب و کارهای بزرگ و کوچک ایفا می کند. با حضور اینترنتی، شرکت شما می تواند سفارش دریافت کند، کالاهای اولیه خریداری کند، فروش مازاد داشته باشد و حتی برخی مبادلات را کاملا به صورت آنلاین انجام دهد. یکی از ابزارهای بازاریابی که از تکنولوژی اطلاعات بهره می برد، Quick Response یا QR است. این برنامه از قدرتمندترین برنامه های اسکن و خواندن بارکد محصولات و معرفی نزدیک ترین فروشگاه به محصول مورد نظر است. با این اسکن شما می توانید آدرس وب سایت شرکت‌تان را با هر متن انتخابی، تبلیغ کنید.

بهره وری

سیستم های ساده سازی شده گردش کار و فضاهای کاری مشارکتی، بهره وری را در شرکت ها افزایش می دهند و شرایطی را برای کارمندان به وجود می آورند که حجم کاری بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهند. سیستم های IT را می توان برای اتوماتیک سازی کارهای روتین، ساده کردن فرآیند تحلیل داده و ذخیره سازی داده به شکلی که بازیابی آن در آینده آسان باشد، استفاده کرد.

مزیت رقابتی

استفاده از منابع تکنولوژی اطلاعات باعث می شود شرکت ها بتوانند در برابر رقبای خود مزیت رقابتی به دست آورند. شرکت هایی که از یک استراتژی دست اول استفاده می کنند، می توانند تکنولوژی اطلاعات را برای ایجاد محصولات جدید، شناساندن محصولاتشان به بازار موجود یا توسعه خدمات به مشتری بکار گیرند. شرکت هایی که استراتژی تولید محصول کم هزینه را دنبال می کنند، می توانند برای کاهش هزینه های خود از طریق افزایش بهره وری و کاهش نیاز به نیروی کار اضافه و هزینه های مربوط به آن، از راهکارهای IT استفاده کنند.

بازدهی اقتصادی

شرکت ها می توانند با مهار منابع تکنولوژی اطلاعات، هزینه های خود را کاهش دهند. استفاده از زیرساخت های IT باعث می شود کارهای زائد در یک منطقه متمرکز شود. به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ می تواند وظیفه پرداخت حقوق را در یک موقعیت متمرکز کند تا هزینه نیروی کار را کاهش دهد. همچنین بازدهی اقتصادی را می توان با انتقال عملکردهای پرهزینه کاری به فضای اینترنت، درک کرد. ساده ترین مثال این است که شرکت ها به جای استفاده از سرویس های تلفنی پشتیبانی مشتری، می توانند از طریق ایمیل با مشتریان در ارتباط باشند که هزینه بسیار کمتری برای آنها خواهد داشت. همچنین صرفه جویی در هزینه ها از طریق فرصت های برون سپاری و گزینه های دورکاری امکان پذیر است.

روش های مدیریت تکنولوژی در کسب و کار

متخصصین IT که مسوول خرید، نصب و پشتیبانی تکنولوژی ارتباطات و کامپیوتر هستند، باید طرحی را برای مدیریت صحیح نوسازی مجوزها، تعمیر تجهیزات قدیمی و ارتقای نرم افزارها ایجاد کنند. سازمان های بزرگ و کوچک با مشکلات زیادی در رابطه با مدیریت تکنولوژی کسب و کار (BTM) دست و پنجه نرم می کنند. کسب و کارهای کوچک ممکن است بودجه کافی برای استخدام کارمندان IT تمام وقت نداشته باشند. یک طرح BTM می تواند اجزای مدیریت IT را برای این کسب و کارها ساده سازی کند.

برون سپاری پشتیبانی

آن دسته از شرکت هایی که توانایی مالی برای استخدام یک متخصص IT به صورت تمام وقت ندارند، می توانند این نیاز خود را برون‌سپاری کنند. فرد مورد نظر، بر اساس یک قرارداد ماهانه یا سالانه، از بیرون شرکت پشتیبانی 24 ساعته ارایه می دهد. برخی شرکت ها حتی سرورهای خارجی برای کارمندان خود تهیه می کنند و ارتقای کلیه نرم‌افزارها را به همین روش از راه دور انجام می دهند. مدیران یا صاحبان کسب و کار وقتی به دنبال یک سرویس‌دهنده می گردند، باید از تجربیات دیگران در این زمینه استفاده کنند.

هم‌مکانی سرور

بسیاری از شرکت های آمریکایی سرویس های هم مکانی سرور ارایه می دهند، طوری که کسب و کارهای کوچک هم می توانند از تکنولوژی مدرن و ظرفیت های مدیریتی مشابه بنگاه های بزرگ استفاده کنند. در اکثر موارد، شرکت ها سرور، نرم‌افزار مربوط و تجهیزات جانبی را تهیه می کنند. مرکز هم مکانی، موقعیت مکانی امن و متناسب با شرایط آب و هوایی را برای این تجهیزات با سخت افزار 24 ساعته و پشتیبانی از راه دور فراهم می کند. شرکت هایی که خدمات هم مکانی ارایه می دهند، استاندارها و ملزومات مشخصی برای سرورها و تجهیزات همراه با آن، تعیین می کنند. این شرکت ها همچنین امکان دسترسی اینترنت با پهنای باند وسیع را ایجاد می کنند.

میزبانی وب، به صورت سرور اختصاصی مجازی

در گذشته، کسب و کارهای کوچک بدون بودجه گسترده IT مجبور بودند از خدمات میزبانی مشترک برای وب سایت های خود استفاده کنند و یا بار مالی زیاد میزبانی اختصاصی داخلی را برای سایت هایشان تحمل کنند. ظهور میزبانی وب به صورت سرورهای اختصاصی مجازی، این شرایط را تغییر داد. شرکت ها در ازای مبلغی ماهانه یا سالانه، از یک سرور اختصاصی مجازی استفاده می کنند. این سرورهای قدرتمند می توانند چند سیستم عامل را همزمان اداره کنند. از آنجایی که دیگر شرکت ها دیگر مجبور نیستند از چند منبع مشترک استفاده کنند، می توانند میزبان چندین وب سایت باشند و هر تعداد اپلیکیشن را بر روی سرور مجازی خود دانلود کنند، بدون اینکه سرعت کار آنها پایین بیاید.

چگونگی توسعه داده های کسب و کار در تکنولوژی اطلاعات

ارزش تکنولوژی اطلاعات، کاملا وابسته به کیفیت داده هایی است که در آن پردازش می شود. جمع آوری و تلفیق داده در پروژه های IT بسیار پیچیده تر از آن است که کسب و کارها بتوانند درک کنند. بنابراین فرآیند مدیریت داده را به مراحل مجزایی تقسیم کنید تا بتوانید بهترین نتایج را برای کسب و کار و بالاترین میزان بازگشت سرمایه به دست آورید:

مرحله 1

فرآیند کسب و کار را از نزدیک زیر نظر بگیرید. اگر نتوانید اطلاعات کسب و کار را بسنجید، نمی توانید طبق آن عمل کنید. همچنین اگر کیفیت اطلاعات کسب و کارتان را به اندازه کافی تعیین نکرده باشید، نمی توانید این اطلاعات را بسنجید.

مرحله 2

داده ها را به طور کامل و بدون جلب توجه جمع آوری کنید. منظور از کامل، یعنی شما تکنیک های جمع آوری اطلاعات را بررسی کرده اید و هیچ یک از اطلاعاتی که می سنجید در فرآیند جمع آوری داده ها، نادیده گرفته نمی شوند. اگر بین داده های از بین رفته و عملکرد کسب و کار رابطه متقابلی وجود داشته باشد، پس داده های باقی مانده ای که در دست شما است، مخدوش می شوند. منظور از بدون جلب توجه کردن این است که نیازی نیست کارمندان شما زمان زیادی را برای مستندسازی فرآیند جمع آوری داده صرف کنند، چون این کار بهره وری آنها را پایین می آورد و به اشتباهات داده ای زیادی منجر می شود. اطلاعات را در هر زمان که ممکن است، به صورت بی اختیار جمع آوری کنید. مثلا نیازی نیست از کارمندتان بخواهید قراردادهای جدید را بر روی یک گزارش تصویری دستی پیگیری کند، بلکه سیاستی را اتخاذ کنید که هر قرارداد جدید به صورت خودکار در راهنمای کامپیوتری شما ذخیره شود و برای رسیدگی به آنها از یک سند کامپیوتری بر اساس یک مبنای منظم استفاده کنید.

مرحله 3

داده ها را عادی سازی کنید. عادی سازی داده ها به عنوان یک مفهوم IT یعنی همه داده ها را به یک شکل ثبت و ذخیره کنید. مثلا اگر لیست اطلاعات یک کارمند را بررسی کنید، متوجه می شوید که ویلیام باتسون و بیل باتسون، نام یک نفر است، اما اگر هر دو اسم وارد یک پایگاه داده شود، این فرد برای یک خریدی که انجام داده دو فاکتور دریافت خواهد کرد. یا مثلا تاریخ 1 ژوییه 2012 با 7/1/2012 از نظر آمریکایی ها یکی است، اما اگر 7/1/2012 به یک پایگاه داده در آلمان منتقل شود، 7 ژانویه 2012 خوانده می شود. بنابراین جمع آوری داده ها را هر زمان که ممکن است، اتوماتیک سازی کنید، چون خروجی کامپیوتر به طور طبیعی عادی سازی شده است. در مورد داده های جمع آوری شده و وارد شده توسط انسان، مطمئن شوید که کارمندانتان استانداردهای عادی سازی و اهمیت آن را می دانند.

مرحله 4

داده ها را تحلیل کنید. اگر داده هایی را که جمع آوری کرده اید، استفاده نکنید و هیچ اقدامی بر اساس آنها انجام ندهید، انگیزه و هدفی برای این فرآیند در کسب و کارتان نخواهید داشت. اما اقدامات شما ناشی از شناخت واقعی داده های خام و نیز منطق کسب و کار مورد استفاده با مدل های تحلیل شما است.

مرحله 5

کل فرآیند را بر اساس یک مبنای منظم مرور کنید. تحلیل کسب و کار باید به بروز ایده های جدید برای فرآیندهای تحت نظارت شما منجر شود؛ فرآیندهایی که نیازمند شیوه های جدید جمع آوری داده و استانداردهای جدید عادی سازی هستند. هر یک از مراحل بالا را می توانید در طول زمان توسعه دهید تا اطمینان حاصل کنید سرمایه گذاری شما در تکنولوژی اطلاعات به بیشترین حد خود رسیده است.

منبع: همکاران سیستم